Excel è uno strumento notevole, ed è proprio quello il problema. All’inizio funziona così bene che nessuno si accorge del punto in cui smette di funzionare, che per quasi tutte le aziende in crescita sta fra le cinquanta e le cento persone.
Le quattro fasi
Fino a venti persone il foglio di calcolo è davvero la risposta giusta: veloce, flessibile, e tutti sanno dov’è.
Fra venti e cinquanta i fogli si moltiplicano. Ogni reparto ha il suo, e quasi sempre sono d’accordo fra loro.
Fra cinquanta e cento compaiono le versioni. Le formule si rompono in silenzio. Produrre un report vuol dire un pomeriggio di copia e incolla, e chi lo fa è l’unica persona che sa come si fa.
Sopra le cento, nessuno è sicuro di quale file sia quello buono, un audit è una prospettiva seriamente spaventosa, e il lavoro HR di sostanza è stato schiacciato dalla manutenzione del foglio stesso.
Quanto costa, conti alla mano
Prendete un’azienda di duecento persone. Se l’addetto HR passa quindici ore a settimana sui fogli, il responsabile HR cinque e il direttore HR tre, fanno 1.196 ore all’anno. A un costo medio intorno ai sessanta euro l’ora, sono circa 72.000 euro di tempo retribuito, spesi a tenere in piedi un file.
Poi gli errori. Circa l’88% dei fogli di calcolo aziendali ne contiene almeno uno, e nelle HR questo significa uno sbaglio in busta paga, un buco di conformità, o una decisione presa su un numero che era sbagliato due versioni fa.
Poi la sicurezza: file mandati via mail a chiunque li chieda, nessuna tracciabilità, nessuna cifratura, e dati personali che stanno in un allegato inoltrato una volta. E sotto a tutto il problema di scala, perché lo sforzo non cresce con le persone, cresce più in fretta.
Cosa lo sostituisce
Un database invece di un file, così la domanda su quale sia la versione buona non esiste più. Flussi e promemoria che partono senza che nessuno se ne ricordi. Permessi per ruolo, tracciabilità e una posizione GDPR che si può davvero difendere. E una reportistica che non richiede un pomeriggio.
Il passaggio costa fatica vera, e la versione onesta è che serve un trimestre di disagio prima che renda qualcosa. Costa comunque meno del file.
Pronto a migliorare il tuo processo di performance review?
TalentRewards rende semplice costruire un sistema di gestione delle performance che il tuo team amerà davvero. Inizia la prova gratuita oggi.