Excel ist ein bemerkenswertes Werkzeug, und genau das ist das Problem. Am Anfang funktioniert es so gut, dass niemand den Punkt bemerkt, an dem es aufhört zu funktionieren, und der liegt bei den meisten wachsenden Unternehmen zwischen fünfzig und hundert Beschäftigten.
Die vier Stufen
Bis zwanzig Personen ist die Tabelle wirklich die richtige Antwort: schnell, flexibel, und alle wissen, wo sie liegt.
Zwischen zwanzig und fünfzig vermehren sich die Reiter. Jeder Bereich hat seinen eigenen, und meistens stimmen sie miteinander überein.
Zwischen fünfzig und hundert tauchen Versionen auf. Formeln brechen still. Ein Bericht bedeutet einen Nachmittag Kopieren und Einfügen, und die Person, die ihn macht, ist die Einzige, die weiß wie.
Über hundert ist niemand sicher, welche Datei die aktuelle ist, ein Audit ist eine ernsthaft beunruhigende Aussicht, und die inhaltliche HR-Arbeit wurde von der Pflege der Tabelle verdrängt.
Was es kostet, durchgerechnet
Nehmen Sie ein Unternehmen mit zweihundert Personen. Wenn die HR-Sachbearbeitung fünfzehn Stunden pro Woche mit Tabellen verbringt, die HR-Leitung fünf und die Direktion drei, sind das 1.196 Stunden im Jahr. Bei einem Mischsatz von rund sechzig Euro pro Stunde sind das etwa 72.000 Euro bezahlte Zeit, aufgewendet für die Pflege einer Datei.
Dann die Fehler. Rund 88% der betrieblichen Tabellen enthalten mindestens einen, und im HR heißt das ein Fehler in der Abrechnung, eine Compliance-Lücke oder eine Entscheidung auf Basis einer Zahl, die vor zwei Versionen schon falsch war.
Dann die Sicherheit: Dateien, die per Mail an jeden gehen, der fragt, keine Nachvollziehbarkeit, keine Verschlüsselung, und personenbezogene Daten, die in einem einmal weitergeleiteten Anhang liegen. Und darunter das Skalierungsproblem, denn der Aufwand wächst nicht mit der Belegschaft, er wächst schneller.
Was an die Stelle tritt
Eine Datenbank statt einer Datei, womit die Frage nach der aktuellen Version verschwindet. Abläufe und Erinnerungen, die laufen, ohne dass jemand daran denkt. Rollenrechte, Nachvollziehbarkeit und eine DSGVO-Position, die sich verteidigen lässt. Und Auswertungen, die keinen Nachmittag kosten.
Der Wechsel kostet echte Mühe, und ehrlich gesagt braucht es ein Quartal Unbequemlichkeit, bevor er etwas zurückgibt. Er ist trotzdem billiger als die Datei.
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