Versione 1.1 — Ultimo aggiornamento: 11/04/2026
1. Titolare del trattamento
Almaware S.r.l.
Via Camozzi 111, 24121 Bergamo (BG), Italia
Partita IVA: IT03779610165
PEC: almaware@legalmail.it
Telefono: +39 035 0666899
E-mail: info@almaware.net
Persona di riferimento: Alessandro Benedetti
2. Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)
Ai sensi dell’art. 37 GDPR, Almaware S.r.l. ha valutato l’obbligo di nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO) in considerazione della natura sistematica del trattamento di dati relativi alla prestazione lavorativa. Per qualsiasi questione relativa al trattamento dei dati personali o all’esercizio dei diritti, contattare:
E-mail: privacy@almaware.net
In alternativa, scrivere al Titolare all’indirizzo postale sopra indicato, specificando nell’oggetto “Protezione dei dati personali”.
3. Ruolo di Titolare e Responsabile del Trattamento
TalentRewards opera in una duplice veste:
- Titolare del trattamento (Controller) per i dati personali dei visitatori del sito web, dei potenziali clienti, dei propri dipendenti e dei contatti commerciali.
- Responsabile del trattamento (Processor) ai sensi dell’art. 28 GDPR per i dati personali dei dipendenti delle organizzazioni clienti che utilizzano la piattaforma. In tale veste, TalentRewards tratta i dati esclusivamente su istruzione documentata dell’organizzazione cliente (titolare del trattamento), in conformità al Contratto di Trattamento dei Dati (DPA) stipulato con ciascun cliente.
I dipendenti che desiderano esercitare i propri diritti in relazione ai dati trattati tramite la piattaforma devono rivolgersi alla propria organizzazione datrice di lavoro (titolare del trattamento), che gestirà la richiesta secondo le proprie procedure interne.
4. Tipologie di dati raccolti
Il Titolare raccoglie le seguenti categorie di dati personali:
- Dati di identificazione: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, ragione sociale e partita IVA (per clienti aziendali).
- Dati di navigazione: indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo, pagine visitate, data e ora di accesso, sito referente.
- Dati forniti volontariamente: informazioni inserite nei moduli di contatto, di registrazione e di abbonamento.
- Dati relativi alla prestazione lavorativa (piattaforma): obiettivi MBO, valutazioni delle performance, feedback a 360°, note dei colloqui 1:1, competenze, piani di sviluppo professionale.
- Dati di utilizzo del servizio: log di attività, preferenze, configurazioni di sistema.
- Dati di pagamento: gestiti tramite Stripe Inc.; il Titolare non conserva i dati della carta di credito.
5. Categorie particolari di dati (Art. 9 GDPR)
TalentRewards non raccoglie né tratta intenzionalmente categorie particolari di dati personali (dati sulla salute, origine etnica o razziale, opinioni politiche, credenze religiose, dati genetici o biometrici, orientamento sessuale) per finalità proprie.
Qualora un’organizzazione cliente configuri la piattaforma per il trattamento di tali categorie di dati (es. assenze per malattia, iniziative DEI), tale trattamento avviene esclusivamente su istruzione del cliente (titolare del trattamento), sotto la sua responsabilità e previo accertamento di un’adeguata base giuridica ai sensi dell’art. 9(2) GDPR.
6. Dati di minori
I servizi TalentRewards sono destinati esclusivamente a organizzazioni e professionisti adulti. TalentRewards non raccoglie consapevolmente dati personali di persone di età inferiore a 16 anni. Qualora vengano identificati tali dati raccolti inavvertitamente, saranno cancellati senza ritardo. Per segnalazioni: privacy@almaware.net.
7. Finalità e basi giuridiche del trattamento
| Finalità | Base giuridica (GDPR art. 6) |
|---|---|
| Erogazione del servizio TalentRewards e adempimento contrattuale | Art. 6(1)(b) – esecuzione del contratto |
| Fatturazione e adempimenti fiscali | Art. 6(1)(c) – obbligo legale |
| Sicurezza della piattaforma e prevenzione delle frodi | Art. 6(1)(f) – legittimo interesse |
| Invio di newsletter e comunicazioni commerciali (solo con consenso) | Art. 6(1)(a) – consenso |
| Risposta alle richieste di supporto e contatto | Art. 6(1)(b) / Art. 6(1)(f) |
| Analisi statistiche anonime sull’utilizzo del sito | Art. 6(1)(f) – legittimo interesse |
| Difesa giuridica e tutela dei diritti del Titolare | Art. 6(1)(f) – legittimo interesse |
| Adempimento di obblighi normativi | Art. 6(1)(c) – obbligo legale |
Per ogni trattamento fondato sul legittimo interesse (art. 6(1)(f)), il Titolare ha redatto e conserva la relativa valutazione di bilanciamento degli interessi (Legitimate Interest Assessment), disponibile su richiesta.
8. Intelligenza Artificiale e decisioni automatizzate (Art. 22 GDPR)
TalentRewards integra funzionalità di intelligenza artificiale generativa per supportare alcune funzioni della piattaforma (es. suggerimento di obiettivi, assistenza nella redazione di valutazioni, analisi delle performance). L’elaborazione AI avviene tramite provider terzi con politica di zero data retention (i dati non vengono utilizzati per addestrare modelli).
Garanzie adottate:
- I dati dei clienti non vengono utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale da parte di TalentRewards o dei suoi fornitori AI.
- TalentRewards non adotta decisioni basate esclusivamente su trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativo sulle persone fisiche, ai sensi dell’art. 22 GDPR.
- Ogni raccomandazione generata dall’AI è puramente indicativa e soggetta a revisione e approvazione umana.
- Gli interessati hanno il diritto di richiedere l’intervento umano, di esprimere il proprio punto di vista e di contestare qualsiasi valutazione.
In conformità alla Legge italiana n. 132/2025 sull’intelligenza artificiale, i clienti che utilizzano funzionalità AI per la gestione della prestazione lavorativa sono tenuti a informare preventivamente i propri dipendenti circa la logica, le finalità e le modalità di supervisione umana dei sistemi AI adottati.
9. Modalità del trattamento
I dati personali sono trattati con strumenti informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza. Il trattamento è svolto dal Titolare e da Responsabili del trattamento debitamente nominati. TalentRewards ha condotto Valutazioni d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA) ai sensi dell’art. 35 GDPR per i trattamenti ad alto rischio, incluso il trattamento sistematico di dati relativi alla prestazione lavorativa e i trattamenti che coinvolgono funzionalità AI. Documentazione di supporto per DPIA è disponibile ai clienti su richiesta.
10. Comunicazione, diffusione e sub-responsabili
I dati personali non sono venduti a terzi. Possono essere comunicati a:
- Fornitori di servizi IT e cloud (provider di hosting, servizi di infrastruttura).
- Processori di pagamento (Stripe Inc.).
- Provider di posta elettronica e comunicazione.
- Strumenti di monitoraggio e analisi delle performance applicative.
- Fornitori di servizi AI per le funzionalità della piattaforma.
- Consulenti professionali (legali, fiscali, contabili) soggetti a obbligo di riservatezza.
- Autorità pubbliche, nei casi previsti dalla legge.
Tutti i fornitori che trattano dati per conto di TalentRewards agiscono in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR e sono vincolati da appositi accordi contrattuali. L’elenco aggiornato dei sub-responsabili (nome, paese, servizio fornito) è disponibile su richiesta inviata a privacy@almaware.net. I clienti saranno informati con un preavviso di almeno 30 giorni di eventuali modifiche all’elenco dei sub-responsabili e potranno opporsi alla nomina di nuovi sub-responsabili entro tale termine.
11. Trasferimento dei dati verso paesi terzi
Alcuni fornitori possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). In tal caso, il trasferimento avviene nel rispetto delle garanzie previste dagli artt. 44-49 GDPR (clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea, decisioni di adeguatezza). Su richiesta è disponibile copia delle garanzie adottate.
12. Periodo di conservazione dei dati
| Categoria di dati | Finalità | Periodo di conservazione | Base normativa |
|---|---|---|---|
| Dati di account e contratto cliente | Esecuzione del contratto | Durata del contratto + 12 mesi, poi cancellazione su richiesta | Art. 28 GDPR / DPA |
| Dati di performance dei dipendenti (piattaforma) | Erogazione del servizio | Durata del contratto + 6 mesi | Art. 28 GDPR / DPA |
| Dati di fatturazione e contabilità | Adempimenti fiscali | 10 anni | Art. 2220 c.c.; D.P.R. 633/1972 |
| Dati di contatto (marketing e newsletter) | Comunicazioni commerciali | 24 mesi dall’ultimo contatto / fino a revoca consenso | Linee guida Garante |
| Log di accesso e sicurezza | Sicurezza informatica | 12 mesi (periodi superiori previo DPIA) | Linee guida Garante |
| Curriculum candidati (recruiting interno) | Selezione del personale | 12 mesi, salvo consenso a periodo maggiore | Linee guida Garante |
| Cookie analitici | Analisi utilizzo sito | Massimo 13 mesi | Linee guida Garante sui cookie (2021) |
| Dati per tutela legale | Difesa giuridica | Fino a 10 anni (prescrizione ordinaria) | Art. 2946 c.c. |
13. Diritti dell’interessato (Artt. 15-22 GDPR)
L’interessato ha il diritto di:
- Accesso (art. 15): ottenere conferma del trattamento e copia dei dati.
- Rettifica (art. 16): correggere dati inesatti o incompleti.
- Cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione (“diritto all’oblio”), nei casi previsti.
- Limitazione (art. 18): limitare il trattamento in determinate circostanze.
- Portabilità (art. 20): ricevere i dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico.
- Opposizione (art. 21): opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse o per finalità di marketing diretto.
- Non essere sottoposto a decisioni automatizzate (art. 22): non essere soggetto a decisioni basate esclusivamente su trattamento automatizzato che producano effetti giuridici significativi. Si veda la Sezione 8.
- Revoca del consenso: revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Per esercitare i propri diritti, contattare il Titolare a privacy@almaware.net o via PEC a almaware@legalmail.it. Il Titolare risponde entro 30 giorni (prorogabili di ulteriori 60 giorni in casi di particolare complessità).
Nota per i dipendenti di organizzazioni clienti: i diritti relativi ai dati trattati tramite la piattaforma TalentRewards devono essere esercitati nei confronti della propria organizzazione datrice di lavoro (titolare del trattamento).
14. Diritto di reclamo
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it), Piazza Venezia 11, 00187 Roma — o all’autorità di controllo dello Stato membro UE in cui risiede o lavora abitualmente.
15. Violazioni dei dati personali (Data Breach)
In caso di violazione dei dati personali, TalentRewards agirà come segue:
- Come titolare del trattamento: notifica al Garante entro 72 ore dalla conoscenza dell’evento (art. 33 GDPR); notifica agli interessati senza ingiustificato ritardo qualora la violazione comporti un rischio elevato (art. 34 GDPR).
- Come responsabile del trattamento: notifica all’organizzazione cliente entro 36 ore dalla conoscenza dell’evento, con tutte le informazioni necessarie per consentire al titolare di adempiere ai propri obblighi di notifica.
Per segnalare incidenti di sicurezza: security@almaware.net
16. Cookie e tecnologie di tracciamento
Il sito utilizza le seguenti categorie di cookie:
- Tecnici / Strettamente necessari: indispensabili per il funzionamento del sito; non richiedono consenso.
- Analitici (Analytics): misurano l’utilizzo del sito in forma anonima o aggregata; richiedono consenso preventivo.
- Funzionali: memorizzano preferenze dell’utente (es. lingua); richiedono consenso preventivo.
- Marketing / Profilazione: utilizzati per proporre contenuti o annunci personalizzati; richiedono consenso esplicito preventivo.
Ai sensi delle Linee guida del Garante sui cookie (2021), il consenso per cookie non tecnici deve essere espresso prima del loro deposito (opt-in). Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento tramite il pannello di gestione dei cookie accessibile dal sito. Per informazioni dettagliate (nome, provider, durata, finalità di ciascun cookie), consultare la nostra Cookie Policy.
17. Sicurezza dei dati
Il Titolare adotta misure tecnico-organizzative adeguate per proteggere i dati da accesso non autorizzato, divulgazione, alterazione o distruzione, tra cui: crittografia TLS in transito e a riposo, controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC), autenticazione multi-fattore, audit periodici di sicurezza, procedure di incident response documentate. TalentRewards persegue il conseguimento di certificazioni di sicurezza riconosciute a livello internazionale.
18. Modifiche alla presente informativa
Il Titolare si riserva il diritto di modificare la presente informativa. Le modifiche sostanziali saranno notificate via e-mail agli utenti registrati e/o mediante avviso visibile sul sito con almeno 15 giorni di preavviso. La versione aggiornata è sempre disponibile a questo indirizzo. La versione precedente è disponibile su richiesta inviata a privacy@almaware.net.
19. Normativa di riferimento
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
- D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice Privacy), come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101
- Legge 9 agosto 2023, n. 103 (disposizioni in materia di intelligenza artificiale)
- Legge 5 agosto 2025, n. 132 (disposizioni in materia di AI nei luoghi di lavoro)
- Linee guida del Garante sui cookie e altri strumenti di tracciamento (10 giugno 2021)
- Provvedimenti del Garante per la Protezione dei Dati Personali
- Linee guida EDPB (European Data Protection Board)
- Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970, art. 4, come modificato dal D.Lgs. 151/2015)