Excel es una herramienta notable, y ahí está el problema. Al principio funciona tan bien que nadie nota el punto en el que deja de funcionar, que en casi todas las empresas en crecimiento cae entre las cincuenta y las cien personas.
Las cuatro fases
Hasta veinte personas, la hoja de cálculo es de verdad la respuesta correcta: rápida, flexible, y todo el mundo sabe dónde está.
Entre veinte y cincuenta, las pestañas se multiplican. Cada área tiene la suya, y casi siempre coinciden entre ellas.
Entre cincuenta y cien aparecen las versiones. Las fórmulas se rompen en silencio. Sacar un informe significa una tarde de copiar y pegar, y quien lo hace es la única persona que sabe cómo.
Por encima de cien, nadie está seguro de qué archivo es el bueno, una auditoría es una perspectiva seriamente inquietante, y el trabajo de fondo de RR. HH. ha quedado aplastado por el mantenimiento de la propia hoja.
Cuánto cuesta, con las cuentas delante
Tomad una empresa de doscientas personas. Si el administrativo de RR. HH. dedica quince horas semanales a las hojas, el responsable cinco y el director tres, salen 1.196 horas al año. A un coste medio de unos sesenta euros por hora, unos 72.000 euros de tiempo pagado, gastados en sostener un archivo.
Luego los errores. Alrededor del 88% de las hojas de cálculo empresariales contiene al menos uno, y en RR. HH. eso significa un fallo en nómina, un agujero de cumplimiento, o una decisión tomada sobre un número que estaba mal dos versiones atrás.
Luego la seguridad: archivos enviados por correo a quien los pida, sin trazabilidad, sin cifrado, y datos personales viviendo en un adjunto que alguien reenvió una vez. Y debajo de todo, el problema de escala, porque el esfuerzo no crece con la plantilla, crece más deprisa.
Qué lo sustituye
Una base de datos en lugar de un archivo, con lo que la pregunta sobre cuál es la versión buena deja de existir. Flujos y recordatorios que se disparan sin que nadie se acuerde. Permisos por rol, trazabilidad y una posición de RGPD que se puede defender de verdad. E informes que no cuestan una tarde.
El cambio cuesta esfuerzo real, y la versión honesta es que hace falta un trimestre de incomodidad antes de que devuelva nada. Aun así sale más barato que el archivo.
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