Excel est un outil remarquable, et c’est bien là le problème. Au début il marche si bien que personne ne remarque le moment où il cesse de marcher, moment qui, dans la plupart des entreprises en croissance, se situe entre cinquante et cent salariés.
Les quatre étapes
Jusqu’à vingt personnes, le tableur est vraiment la bonne réponse: rapide, souple, et tout le monde sait où il est.
Entre vingt et cinquante, les onglets se multiplient. Chaque service a le sien, et la plupart du temps ils sont d’accord entre eux.
Entre cinquante et cent, les versions apparaissent. Les formules cassent en silence. Sortir un rapport veut dire un après-midi de copier-coller, et la personne qui le fait est la seule à savoir comment.
Au-delà de cent, personne n’est sûr du fichier à jour, un audit est une perspective sérieusement inquiétante, et le travail RH de fond a été écrasé par l’entretien du tableur lui-même.
Ce que cela coûte, calcul à l’appui
Prenez une entreprise de deux cents personnes. Si l’assistant RH passe quinze heures par semaine sur les tableurs, le responsable RH cinq et le directeur trois, cela fait 1 196 heures par an. À un coût moyen d’environ soixante euros de l’heure, cela représente à peu près 72 000 euros de temps payé, consacrés à faire tenir un fichier.
Puis les erreurs. Environ 88% des tableurs d’entreprise en contiennent au moins une, et en RH cela veut dire une erreur de paie, un trou de conformité, ou une décision prise sur un chiffre déjà faux deux versions plus tôt.
Puis la sécurité: des fichiers envoyés par mail à qui les demande, aucune traçabilité, aucun chiffrement, et des données personnelles qui vivent dans une pièce jointe transférée une fois. Et sous tout cela, le problème d’échelle, parce que l’effort ne croît pas avec l’effectif, il croît plus vite.
Ce qui le remplace
Une base de données plutôt qu’un fichier, ce qui fait disparaître la question de la bonne version. Des flux et des rappels qui partent sans que personne y pense. Des droits par rôle, une traçabilité et une position RGPD réellement défendable. Et des rapports qui ne coûtent pas un après-midi.
Le passage demande un effort réel, et la version honnête est qu’il faut un trimestre d’inconfort avant qu’il ne rapporte quoi que ce soit. Cela reste moins cher que le fichier.
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