Come si fa un 1:1 che valga l’ora che costa

L’1:1 è probabilmente la riunione ricorrente più importante di un’azienda, e la maggior parte va sprecata. Gallup ha rilevato che le persone che hanno conversazioni regolari e di sostanza con il proprio manager hanno tre volte più probabilità di essere coinvolte. Le riunioni che producono quell’effetto non sono quelle passate a leggere ad alta voce lo stato dei lavori.

A cosa serve e a cosa no

Serve alla relazione, al coaching, a togliere di mezzo l’ostacolo, all’allineamento, al feedback in entrambe le direzioni, e ad accorgersi di come sta davvero una persona.

Non serve per lo stato di avanzamento, che sta in qualunque strumento già traccia il lavoro. Non è la valutazione. Non è un monologo. E non è il posto per risolvere un problema comparso stamattina, perché quella conversazione andava fatta stamattina.

Una struttura che regge

Si preparano entrambi. L’agenda è della persona: avanzamento sugli obiettivi, ostacoli, domande, aggiornati in un documento condiviso prima dell’incontro. Il manager prepara domande di coaching invece che risposte, un riconoscimento specifico, e legge l’agenda prima.

Si apre con cinque minuti di contatto umano vero. Come stai, e poi ascoltare la risposta. Poi si dice la parte che di solito resta implicita: questo è il tuo tempo, cosa conta di più oggi.

Quindici-venti minuti sono suoi, e guida lei. Ascoltare più che parlare. Le tre domande che fanno quasi tutto il lavoro sono: raccontami meglio, cosa lo rende difficile, e cosa hai già provato.

Poi cinque-dieci minuti per i vostri argomenti, aperti con il riconoscimento specifico e con il contesto che la persona non può vedere da dove sta.

Poi dieci-quindici minuti sullo sviluppo, che è la parte che si taglia per prima e non andrebbe tagliata. In cosa vuoi diventare più bravo nei prossimi sei mesi. Dove vuoi essere fra due o tre anni. Cosa ti servirebbe.

Si chiude con cinque minuti: decisioni, azioni, responsabili, scritti nelle note condivise. E si fissa il prossimo prima di alzarsi.

I cinque modi per rovinarlo

Spostarlo, che dice alla persona esattamente in che posizione sta. Trasformarlo in una riunione di stato. Parlare per più di un terzo del tempo. Non fare le cose che avevate detto che avreste fatto, che insegna che quella riunione è teatro. E saltare lo sviluppo ogni settimana perché questa settimana è piena, che è il modo in cui passa un anno.

Costa dai trenta ai sessanta minuti a settimana a persona. È il lavoro di retention più economico che esista.

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