AI Act y RR. HH.: qué cambia de verdad para quien evalúa a las personas

La IA ha entrado en el software de RR. HH. casi de puntillas. Completa la frase mientras se escribe una evaluación, convierte tres apuntes en un párrafo, transcribe las notas de una entrevista. Quien hoy elige un software de gestión del desempeño se encuentra esas funciones dentro del producto, las hubiera buscado o no.

De ahí la pregunta que llega puntual en la fase de evaluación: con el AI Act, ¿qué cambia para quien usa estas herramientas? La respuesta breve es que en los plazos cambia menos de lo que se teme, y en lo que hay que poner por escrito cambia bastante.

Qué es el AI Act y desde cuándo se aplica

El reglamento es el (UE) 2024/1689. Está en vigor desde el 1 de agosto de 2024 y se aplica con carácter general desde el 2 de agosto de 2026.

En julio de 2026 el marco se modificó con el reglamento (UE) 2026/1744, el ómnibus de simplificación, publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea el 24 de julio de 2026 y en vigor desde el 27 de julio. El desplazamiento principal afecta justo al área que interesa a RR. HH.: las obligaciones para los sistemas de alto riesgo del Anexo III, que debían aplicarse el 2 de agosto de 2026, se aplican desde el 2 de diciembre de 2027. Para la IA incorporada en productos ya cubiertos por la normativa de seguridad (Anexo I) la fecha es el 2 de agosto de 2028.

Dos bloques de normas, en cambio, rigen ya ahora: las obligaciones de transparencia del art. 50, aplicables desde el 2 de agosto de 2026, y el art. 4 sobre alfabetización en materia de IA, en la versión reescrita por el ómnibus y aplicable desde el 27 de julio de 2026.

Cuándo un software de RR. HH. es de alto riesgo

Aquí se llega al punto que afecta a quien evalúa a las personas. El Anexo III, punto 4, letra b), enumera entre los sistemas de alto riesgo los destinados a tomar decisiones que inciden en la relación laboral, a asignar tareas en función de comportamientos o rasgos personales, o bien “a supervisar y evaluar el rendimiento y el comportamiento” de las personas en esas relaciones.

Leído así, parecería que cualquier software de gestión del desempeño con IA dentro es automáticamente de alto riesgo, y de hecho el art. 6(2) coloca ahí la regla por defecto. El art. 6(3) prevé sin embargo una excepción. Un sistema del Anexo III no es de alto riesgo si no plantea un riesgo significativo para la salud, la seguridad o los derechos fundamentales de las personas, y si concurre al menos una de estas condiciones: realiza una tarea de procedimiento limitada; mejora el resultado de una actividad humana ya realizada; detecta desviaciones respecto a decisiones anteriores sin sustituir la valoración humana en ausencia de revisión; realiza una tarea preparatoria de una evaluación.

Hay un límite infranqueable, y es el que más cuenta en el ámbito de RR. HH.: la excepción no vale nunca si el sistema efectúa la elaboración de perfiles de personas físicas. Un software que construye el perfil de una persona, que prevé su rendimiento o que le asigna una puntuación automática sigue siendo de alto riesgo, sin atajos.

La excepción, además, no es gratuita. El art. 6(4) impone a quien suministra el sistema documentar la valoración antes de introducirlo en el mercado, registrarse en la base de datos de la UE conforme al art. 49(2) y entregar la documentación a las autoridades que la soliciten.

Para quien compra, la consecuencia práctica es sencilla: preguntar al proveedor cuál de los dos caminos ha tomado, y pedir ver el documento.

Qué se aplica ya hoy

Sobre el art. 50 circula una versión simplificada y equivocada, la de que desde el 2 de agosto de 2026 hay que etiquetar como IA cualquier texto escrito con ayuda de la IA. El reglamento dice otra cosa, y distingue en función de quién hace qué.

Quien suministra un sistema pensado para interactuar directamente con las personas debe hacer entender que al otro lado hay una IA, salvo que resulte evidente. Quien suministra un sistema que genera contenidos sintéticos, es decir audio, imágenes, vídeo o texto, debe marcar sus resultados en un formato legible por una máquina; para los sistemas ya introducidos en el mercado antes del 2 de agosto de 2026 el plazo es el 2 de diciembre de 2026. Quien utiliza sistemas de reconocimiento de emociones o de categorización biométrica debe informar a las personas expuestas. Quien utiliza un sistema para generar ultrasuplantaciones, los llamados deepfakes, o para generar texto publicado con el fin de informar al público sobre asuntos de interés público, debe declararlo.

Un comentario escrito con ayuda de la IA dentro de una ficha de evaluación interna no entra en este último caso, porque no es texto publicado para informar al público. Declararlo de todos modos es una buena práctica y es el camino que hemos elegido, pero conviene saber que se trata de una elección y no de una obligación legal.

El art. 4 se refiere en cambio a las competencias de las personas. En la versión reescrita por el ómnibus, quien suministra y quien utiliza sistemas de IA debe adoptar medidas para apoyar el desarrollo de la alfabetización en materia de IA de su personal, y el texto precisa que no se exige garantizar un nivel específico a cada individuo. Sigue siendo una obligación de actuar, y afecta también a la empresa que usa el software, no solo a quien lo produce.

Las sanciones, leídas en el sitio correcto

Las cifras del art. 99 son altas. Las prácticas prohibidas por el art. 5 llegan a 35 millones de euros o al 7% del volumen de negocios anual mundial, si es superior. El incumplimiento de las demás obligaciones, incluidas las de quien utiliza los sistemas y las de transparencia, llega a 15 millones o al 3%. La información inexacta o engañosa facilitada a las autoridades llega a 7,5 millones o al 1%.

Para pymes y empresas emergentes el máximo aplicable es el menor entre el porcentaje y el importe fijo. Y son máximos: el importe efectivo depende de la gravedad, la duración y las consecuencias de la infracción. Una empresa de sesenta personas que usa un asistente de escritura no está arriesgando treinta y cinco millones de euros; ese techo está ahí para las prácticas prohibidas, que son otra cosa.

La parte italiana, que a menudo se olvida

La ley de 23 de septiembre de 2025, n. 132 es la primera ley italiana sobre inteligencia artificial: publicada en la Gazzetta Ufficiale el 25 de septiembre de 2025, en vigor desde el 10 de octubre de 2025. El art. 11, apartado 2, establece que el uso de la IA en el ámbito laboral debe ser seguro, fiable y transparente, que no puede desarrollarse en contra de la dignidad humana ni vulnerar la confidencialidad de los datos personales, y que el empleador o el comitente “está obligado a informar al trabajador del uso de la inteligencia artificial en los casos y con las modalidades previstos en el artículo 1-bis del decreto legislativo de 26 de mayo de 1997, n. 152”.

Esa remisión es la parte que cuenta de verdad. El art. 1-bis del decreto legislativo 152/1997, introducido por el decreto legislativo 104/2022 y modificado por el decreto de trabajo de 2023, se aplica a los “sistemas de decisión o de supervisión totalmente automatizados” que proporcionan indicaciones relevantes sobre la contratación, la gestión o la extinción de la relación laboral, la asignación de tareas y funciones, la vigilancia, la evaluación y el rendimiento. El adverbio “totalmente” se añadió en 2023, y estrechó el campo: donde hay una aportación humana real, en línea de principio la información del art. 1-bis no se activa.

Si aun así tiene que decidir si hacerla o no, la respuesta honesta es encargar su valoración. El límite de “totalmente automatizados” aplicado a un asistente de escritura todavía no tiene jurisprudencia consolidada, y el art. 11 pide en cualquier caso un uso transparente. Informar a los trabajadores de qué funciones de IA están activas en el software cuesta poco y cierra la cuestión.

Quedan firmes, en cualquier caso, el art. 4 del Estatuto de los Trabajadores italiano sobre los controles a distancia y las obligaciones del RGPD. El propio art. 1-bis, en su apartado 4, pide al empleador un análisis de riesgos y una evaluación de impacto sobre los tratamientos implicados.

Dos detalles de contexto, útiles por si tiene que buscar un interlocutor: la ley 132/2025 creó en el Ministerio de Trabajo italiano un Observatorio sobre la adopción de sistemas de inteligencia artificial en el mundo del trabajo (art. 12), y designó a AgID y ACN como Autoridades nacionales para la inteligencia artificial (art. 20).

Tres preguntas para el proveedor

No hacen falta conocimientos jurídicos para plantearlas.

La primera: ¿el sistema asigna puntuaciones, prevé rendimientos o construye perfiles de las personas? Si la respuesta es sí, se está en el alto riesgo, y cambia todo el paquete de obligaciones, para el proveedor y para quien lo adopta.

La segunda: ¿han hecho la valoración de clasificación prevista en el art. 6 y están registrados en la base de datos de la UE? Pida ver el documento, no una declaración tranquilizadora.

La tercera: ¿dónde se procesan los datos y quién los conserva? El texto y el audio pueden seguir caminos distintos dentro del mismo producto, y merece la pena pedir que se lo detallen.

Cómo lo hemos afrontado en TalentRewards

Las funciones de IA de TalentRewards son herramientas de escritura: completado del texto mientras se escribe, ampliación de un apunte en un párrafo, generación y afinamiento de cuestionarios, dictado con transcripción. No asignan notas, no calculan puntuaciones, no prevén el rendimiento de nadie y no reconstruyen el perfil de una persona.

Al modelo llegan el texto que la persona está escribiendo y un contexto de trabajo: tipo de evaluación, puesto, departamento, títulos de los objetivos activos, tono solicitado. No llegan ni el nombre de la persona evaluada ni el histórico de sus evaluaciones.

Sobre esta base hemos redactado la valoración de clasificación prevista en el art. 6(4) y hemos concluido que las funciones entran en la excepción del art. 6(3), en las condiciones puestas negro sobre blanco en el documento: nada de puntuación automática, nada de elaboración de perfiles, supervisión humana efectiva. Es una valoración nuestra documentada, no una certificación emitida por un tercero, y debe releerse si cambian las funciones o cuando la Comisión publique las directrices sobre la clasificación. El registro en la base de datos de la UE previsto en el art. 49(2) lo haremos en cuanto el registro esté operativo: a la fecha de este artículo la base de datos todavía no está abierta.

En la interfaz la IA se declara allí donde trabaja. La barra de herramientas de IA y el generador de cuestionarios muestran la etiqueta “Asistido por IA”, y el dictado avisa de que la transcripción debe releerse antes de usarla.

Sobre los datos la restricción es técnica, y se aplica a cada una de las peticiones. Solo se admiten endpoints en región UE, y solo endpoints que declaran no conservar los textos y no usarlos para entrenar los modelos. No hay repliegue previsto: si ningún endpoint cumple esas condiciones la petición no sale, en lugar de salir de la Unión.

El audio del dictado es el punto débil, y preferimos decirlo: el modelo de transcripción que usamos no tiene una variante europea, así que el audio se procesa en Estados Unidos. La función se puede desactivar y estamos buscando una alternativa con endpoint europeo.

Para quien adopta el software hemos preparado un kit: las instrucciones de uso con los límites declarados de las funciones de IA, un modelo de información a los trabajadores para el art. 1-bis del decreto legislativo 152/1997 y algunas notas para la evaluación de impacto. Son materiales de apoyo, no dictámenes jurídicos: los deberes siguen siendo de la empresa que usa el software, que hará bien en encargar su validación a su asesor o a su DPO.

Lo que queda

La parte útil del AI Act, para quien compra software de RR. HH., no es el plazo. Es que obliga a poner por escrito qué hace el sistema, qué no hace y dónde acaban los datos. Son, por lo demás, las mismas preguntas que un responsable de personal haría igualmente, con reglamento o sin él.

Si quiere ver dónde interviene la IA dentro de TalentRewards y dónde no interviene en absoluto, puede solicitar una presentación del producto.

Este artículo tiene finalidad informativa y no constituye un dictamen jurídico. Actualizado a 18 de septiembre de 2026.